klachtenprocedure

ScanCoaching Academy BV doet er alles aan om u optimaal van dienst te zijn. Toch kan het gebeuren dat u niet tevreden bent. Vanzelfsprekend kunt u uw klachten of opmerkingen dan aan ons voorleggen. Wij zullen deze in vertrouwen behandelen en in overleg met u proberen tot een oplossing te komen.

ScanCoaching Academy BV neemt daarbij de volgende procedure in acht.

  1. Termijn indienen klacht
    Klachten over de uitvoering van de overeenkomst dienen door de Klant tijdig, volledig en duidelijk omschreven te worden ingediend bij ScanCoaching Academy BV.
    Onder 'tijdig' wordt verstaan 'binnen 4 weken na de opleiding'. Het niet tijdig indienen van de klacht kan tot gevolg hebben dat de Klant zijn of haar rechten ter zake verliest.
  2. Kenbaarheid
    Klachten dienen schriftelijk danwel per e-mail aan ScanCoaching Academy BV kenbaar gemaakt te worden via:
    ScanCoaching Academy BV
    T.a.v. de Klachtenafdeling
    Prinses Marijkelaan 7
    2224VA Katwijk  óf per e-mail naar info@scancoaching.academy, met als onderwerp 'Klacht'. ScanCoaching Academy BV neemt alleen schriftelijke klachten in behandeling. ScanCoaching Academy BV adviseert de Klant daarom om de klacht aangetekend te versturen danwel om een e-mail ontvangstbevestiging te vragen. De Klant geeft gemotiveerd aan wat de inhoud van de klacht is. Ook vermeldt de Klant de cursus (variant), de locatie en de naam van de docent om spoedige afhandeling te bevorderen. Indien het een relatief eenvoudig en snel op te lossen probleem betreft, kan het probleem telefonisch kenbaar worden gemaakt. ScanCoaching Academy BV zal dan zo spoedig mogelijk een oplossing voorstellen.
  3. Privacy
    Een klacht zal door ScanCoaching Academy BV altijd vertrouwelijk worden behandeld.
  4. Bevestiging klacht
    ScanCoaching Academy BV zal binnen vijf werkdagen na ontvangst van de schriftelijke klacht een schriftelijke ontvangstbevestiging sturen aan de klager. Indien niet direct een oplossing geboden kan worden, zal in dit schrijven tevens een indicatie worden gegeven van de termijn waarbinnen een nader onderzoek wordt gestart en de klacht behandeld zal worden.
  5. Onderzoek klacht
    ScanCoaching Academy BV verplicht zich een nader onderzoek te starten naar de ingediende klacht en streeft ernaar om binnen 4 weken, maatregelen te kunnen treffen waarmee de klager kan instemmen.
  6. Reactie op het onderzoek
    ScanCoaching Academy BV zal binnen de onder punt 4 gecommuniceerde termijn met klager corresponderen over de uitkomst van het onderzoek, het genomen besluit en eventuele vervolgacties.
  7. Uitstel
    Mocht de onder punt 4 gecommuniceerde termijn niet gehaald worden, dan zal door ScanCoaching Academy BV met klager gecorrespondeerd worden, waarbij klager in kennis wordt gesteld over het uitstel, het uitstel wordt toegelicht en een nieuwe termijn wordt aangegeven.
  8. Bewaartermijn
    De geregistreerde klachten worden voor een periode van 3 jaar bewaard.
  9. Geschillenregeling
    Indien de klacht niet in onderling overleg kan worden opgelost ontstaat een geschil dat vatbaar is voor de geschillenregeling van artikel 21 van de Algemene Leveringsvoorwaarden.

    1. Geschillen tussen de Klant en ScanCoaching Academy BV over de totstandkoming of de uitvoering van overeenkomsten met betrekking tot door deze ondernemer te leveren of geleverde diensten en zaken kunnen zowel door de Klant als door de ondernemer aanhangig worden gemaakt bij de Klachtenregeling van KTNO, www.ktno.nl/klachtenregeling.
    2. De Klachtencommissie neemt een geschil slechts in behandeling, indien de Klant zijn klacht eerst overeenkomstig het bepaalde in artikel 20 van de Algemene Leveringsvoorwaarden (de klachtenprocedure) bij ScanCoaching Academy BV heeft ingediend en dit niet heeft geleid tot een voor beide partijen bevredigende oplossing. Om het geschil vervolgens voor te kunnen leggen aan de Klachtencommissie moet de Klant schriftelijk aangeven dat de uitkomst van de klachtenprocedure niet tot een bevredigend resultaat heeft geleid. Als de Klant vervolgens vermeldt een beroep te doen op de Klachtencommissie is er sprake van een formeel geschil.
    3. De Klant kan tot drie maanden na afsluiting van de cursus, training, opleiding of traject een schriftelijke klacht over de uitvoering van de cursus, training, opleiding of traject indienen bij de Klachtencommissie.
    4. Voor de behandeling van een geschil is een vergoeding verschuldigd.
    5. Wanneer de Klant een geschil voorlegt aan de Klachtencommissie is ScanCoaching Academy BV aan deze keuze gebonden.
    6. Wanneer ScanCoaching Academy BV een geschil wil voorleggen aan de Klachtencommissie, moet ScanCoaching Academy BV eerst de Klant schriftelijk vragen zich binnen vijf weken uit te spreken of hij daarmee akkoord gaat. ScanCoaching Academy BV dient daarbij aan te kondigen dat ScanCoaching Academy BV zich na het verstrijken van voornoemde termijn vrij acht om het geschil aan de gewone rechter voor te leggen.
    7. De Klachtencommissie doet uitspraak met inachtneming van de bepalingen van het voor haar geldende reglement. De beslissing van de Klachtencommissie gebeurt in de vorm van een bindend advies.